Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Sollicio is een handelsnaam van Kynovia, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88082865, gevestigd te Barendrecht. Sollicio is een online CV bouwer waarmee gebruikers in minuten een professioneel, ATS klaar curriculum vitae kunnen maken. Sollicio is bereikbaar via sollicio.nl en voor vragen over uw persoonsgegevens via contact@sollicio.nl.

Kynovia (handelend onder de naam Sollicio) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze dienst. Dit omvat de volgende categorieën:

• Accountgegevens: naam en e-mailadres die u opgeeft bij registratie.
• CV inhoud: alle gegevens die u zelf invoert in uw CV: naam, adres, telefoonnummer, werkervaring, opleiding, vaardigheden, talen, en eventueel een profielfoto. U bepaalt zelf welke informatie u opneemt.
• Gebruiksgegevens: welke functies u gebruikt (bijv. hoe vaak u de AI schrijfassistent inzet), zodat wij de dienst kunnen verbeteren en gebruikslimieten kunnen handhaven.
• Betalingsgegevens: abonnementsstatus en factuurgegevens. Betalingen verlopen via Stripe; wij slaan zelf geen betaalkaartgegevens op.
• Technische gegevens: IP adres en browsertype, vastgelegd via standaard serverlogging ten behoeve van beveiliging en stabiliteit.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken, opslaan en exporteren van uw CV via ons platform.
• Het genereren van AI suggesties voor uw CV inhoud, zoals werkervaring omschrijvingen, profielteksten en ATS analyses. Hiervoor wordt de tekst die u invoert verwerkt door een AI taalmodel. Zie sectie 7 voor meer informatie.
• Het verwerken van betalingen en het beheren van uw abonnement.
• Het verzenden van transactionele e-mails, zoals registratiebevestigingen, facturen en wachtwoordresets.
• Het verlenen van klantenservice bij vragen of problemen.
• Het verbeteren en beveiligen van onze dienst op basis van geanonimiseerde gebruiksgegevens.

Wij versturen geen commerciële nieuwsbrief zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4. Grondslag voor verwerking (AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor het leveren van de CV dienst waarvoor u zich heeft aangemeld.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het verbeteren van de dienst, het voorkomen van fraude en het beveiligen van onze systemen.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor het bewaren van boekhoudinformatie conform de fiscale bewaarplicht.
• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor het verwerken van uw CV inhoud door de AI schrijfassistent, als onderdeel van de dienst waarvoor u zich heeft aangemeld.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

• Accountgegevens en CV inhoud: zolang uw account actief is. Na verwijdering van uw account worden uw gegevens binnen 30 dagen definitief gewist.
• Betalingsgegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht voor de boekhouding.
• Technische logs: maximaal 90 dagen, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• AI auditlog: een gehashte registratie van AI gebruik (geen leesbare inhoud) wordt bewaard gedurende 30 dagen. Voor gebruikers die de UWV modus hebben ingeschakeld geldt een bewaartermijn van 2 jaar, conform de wettelijke verplichting voor compliance dossiers.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers, waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:

Voor verwerkers buiten de EU is een passend beschermingsniveau gewaarborgd via Standard Contractual Clauses (SCC) of een gelijkwaardig mechanisme. De onderliggende DPA's en SCC documentatie zijn raadpleegbaar via de officiële pagina's van elke verwerker:

• Supabase: supabase.com/legal/dpa
• Stripe: stripe.com/legal/dpa
• AWS (Amazon Bedrock): aws.amazon.com/agreement/aws-gdpr-dpa
• Resend: resend.com/legal/dpa
• Vercel: vercel.com/legal/dpa
• Anthropic: anthropic.com/legal/privacy

7. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Sollicio maakt gebruik van AI taalmodellen (Anthropic Claude) voor de volgende functies:

• AI schrijfassistent: genereert werkervaring omschrijvingen op basis van functietitel en bedrijfsnaam.
• ATS checker: analyseert uw CV ten opzichte van een vacaturetekst en geeft verbeteradvies.
• Motivatiebrief generator: stelt een motivatiebrief op op basis van uw CV en de vacature.

Bij standaard gebruik verloopt AI verwerking via de Anthropic API (Verenigde Staten). Voor gebruik onder het UWV Inkoopkader of bij activering van de UWV modus verloopt de AI verwerking uitsluitend via AWS Bedrock in de EU (Ierland, eu-west-1), zodat uw gegevens de EU niet verlaten.

Vóór verwerking door het AI model worden identificerende gegevens uit uw CV verwijderd of vervangen door anonieme placeholders (pseudonimisering). Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer worden niet meegestuurd naar het AI model.

Van elk AI gebruik wordt een gehashte registratie bijgehouden in onze auditlog. Deze registratie bevat geen leesbare inhoud van uw CV of prompt, alleen een SHA-256 hash voor technische verificatie. Zie sectie 5 voor de bewaartermijnen.

Uw gegevens worden door Anthropic en AWS Bedrock niet gebruikt voor het trainen van AI modellen. Anthropic garandeert dit via het commercieel API beleid. AWS Bedrock garandeert dit contractueel voor UWV modus gebruikers.

Voor coaches en re-integratiebedrijven die Sollicio inzetten onder het UWV Inkoopkader is aanvullende informatie beschikbaar op de UWV / SUWI Compliance pagina, inclusief een toelichting op artikel 74 SUWI wet.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats op basis van AI uitvoer. Alle AI suggesties zijn ter ondersteuning en worden door u zelf beoordeeld en goedgekeurd voordat ze in uw CV worden opgenomen.

8. Uw rechten (AVG)

Als betrokkene heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: “vergeten” worden; wij verwijderen uw account en gegevens op verzoek.
• Recht op beperking van verwerking: verwerking tijdelijk stopzetten in bepaalde situaties.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit: uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen.

U kunt uw verzoek indienen via contact@sollicio.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Indien u niet tevreden bent met onze afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Concreet:

• Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS versleuteling).
• Gegevens worden versleuteld opgeslagen in onze database.
• Toegang tot uw CV gegevens is strikt beperkt tot uw eigen account via row-level security, andere gebruikers kunnen uw gegevens niet inzien.
• Interne toegang tot productiedata is beperkt tot medewerkers die dit nodig hebben voor ondersteuning.

10. Cookies

Sollicio maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst. Concreet:

• Sessiecookie: om u ingelogd te houden tijdens uw bezoek. Deze cookie vervalt zodra u uw browser sluit of uitlogt.

Wij plaatsen geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Wij tonen een cookiemelding bij je eerste bezoek. Via deze melding informeren wij je over het gebruik van functionele cookies. Je kunt deze melding sluiten door op ‘Begrepen’ te klikken.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienst of nieuwe wet- en regelgeving. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve gebruikers per e-mail minimaal 14 dagen voordat de wijziging ingaat.

De datum van de laatste wijziging staat altijd bovenaan deze pagina vermeld. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen.